Ustawa o rachunkowości: odpisy aktualizujące zmorą firm?

Przeczytaj także: Odpisy aktualizujące w kosztach podatkowych firmy

Jednostka ma obowiązek aktualizacji odpisów aktualizujących wartość należności przynajmniej na dzień bilansowy, nie ma jednak przeszkód, by w razie zaistniałej konieczności takich odpisów dokonywać częściej.

Art. 35b ust. 1 UoR wskazuje, że wartość należności podlega aktualizacji przy uwzględnieniu stopnia prawdopodobieństwa ich zapłaty przez dokonanie odpisu aktualizującego, gdy mamy do czynienia z:

• należnościami od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości,
• przypadkiem oddalenia wniosku o upadłość, gdy majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności;
• należnościami kwestionowanymi przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega,
• należnościami stanowiącymi równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego
• należnościami przeterminowanymi lub nieprzeterminowanymi o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności.

Ostatni punkt wskazuje konieczność analizy należności pod kątem możliwości ich odzyskania. W przypadku nieprzeterminowanych należności trudno jednoznacznie oszacować prawdopodobieństwo ich nieściągalności. Tylko dysponując doświadczeniem w danej branży, wiedzą o dotychczasowym przebiegu współpracy z kontrahentem czy też informacją o jego aktualnej kondycji finansowej, można podjąć racjonalną decyzję dotyczącą konieczności i wysokości utworzenia odpisu.

Polityka rachunkowości pomoże w utworzeniu odpisu
W tworzeniu odpisu aktualizującego należności przydatna może okazać się polityka rachunkowości stosowana w jednostce, istnieje bowiem możliwość umieszczenia w niej wskazówki co do podstaw tworzenia odpisu, na przykład uznając okres zaległości w płatności za podstawę ustanowienia odpisu. Dysponując danymi historycznymi i bieżącymi informacjami, spółka może ustalić przedziały czasowe, według których będzie dokonywała odpisów w odpowiedniej proporcji do okresu przeterminowania płatności. Analizując wiek należności, nie należy mylić terminu wystawienia faktury z datą płatności. Okres zwłoki w ich uregulowaniu trzeba bowiem liczyć od ustalonego dnia terminu zapłaty. Co ważne, do należności o dużej wartości nie można podchodzić szablonowo. Takie przypadki traktuje się odrębnie, dochodząc do informacji o przyczynie zwłoki i sytuacji finansowej kontrahenta. Warto też wziąć pod uwagę reakcję dłużnika na prośbę o dokonanie zaległej zapłaty oraz to, czy w umowie zawarte zostało zabezpieczenie transakcji, na przykład w postaci gwarancji lub weksla.

Kiedy następuje uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności?
Istnieje kilka przesłanek, których wystąpienie znacząco zwiększa prawdopodobieństwo nieściągalności długu. Są one wymienione w art. 16 2a ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (updop). Wśród takich czynników można wskazać wykreślenie dłużnika z ewidencji działalności gospodarczej, postawienie w stan likwidacji albo ogłoszenie upadłości.

Także wszczęcie postępowania upadłościowego z możliwością zawarcia układu (w rozumieniu prawa upadłościowego i naprawczego) lub wszczęcie na wniosek dłużnika postępowania ugodowego (przepisy o restrukturyzacji finansowej przedsiębiorstw i banków) istotnie zmniejsza prawdopodobieństwo ściągnięcia wierzytelności.

Kolejną sytuacją, jaką wymieniają przepisy jest potwierdzenie zadłużenia prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowanie go na drogę postępowania egzekucyjnego albo przeciwnie - kwestionowanie wierzytelności przez dłużnika na drodze powództwa sądowego.

Odpis to nie zawsze koszt podatkowy
Ponieważ utworzenie odpisu i ujęcie go w księgach ma negatywny wpływ na wynik finansowy jednostki, można spotkać się z niechęcią do jego tworzenia. Tym bardziej, że nie w każdym przypadku tworzony odpis ma charakter kosztu podatkowego. Zgodnie z art. 16 ust. 2a pkt 1 (updop), aby potraktować odpis w ten sposób, nieściągalność wierzytelności musi zostać uprawdopodobniona. Oczywiście zapisy zawarte w tym artykule nie stanowią pełnego wachlarza przesłanek do uprawdopodobnienia nieściągalności. Spółka może udokumentować to też w inny, wiarygodny sposób. Na koniec należy przypomnieć, że kosztem podatkowym będzie odpis aktualizujący wartość należności wyłącznie w jej kwocie netto.


Michał Szalak, konsultant w Baker Tilly Poland