Najem samochodu: nieodliczony podatek VAT w kilometrówce

Przeczytaj także: Czynsz najmu samochodu osobowego poza kilometrówką

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka użytkuje samochód osobowy na podstawie umowy najmu. Rozliczenie kosztów związanych z jego użytkowaniem odbywa się na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Przy zakupie paliwa służącego do napędu samochodu spółka nie ma prawa do odliczenia podatku VAT, zaś od faktur dokumentujących czynsz najmu spółka odlicza jedynie 60% tego podatku. Zadano pytanie, czy nieodliczony podatek VAT w zakresie zaliczania go w ciężar kosztów uzyskania przychodu należy dokonywać w ramach limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu, czy też w całości bez ujmowania w limicie? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. Nr 74 poz. 397 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Koszty uzyskania przychodów to element konstrukcyjny podatku. Wysokość kosztów wpływa bowiem na podstawę opodatkowania, którą jest dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty.
Definiując pojęcie „koszt uzyskania przychodów” ustawodawca posłużył się kilkoma kryteriami.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. Kurhan - Fotolia.com

Najem samochodu: nieodliczony podatek VAT w kilometrówce

Spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów naliczony podatek od towarów i usług niepodlegający odliczeniu, jednakże wyłącznie do wysokości limitu, który stanowi kwota wynikająca z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika i stawki za jeden kilometr przebiegu.

Po pierwsze, aby móc mówić o koszcie w sensie podatkowym, musi być spełniony warunek „celowości” tego kosztu. Koszt podatkowy ma bowiem służyć osiąganiu przychodów oraz zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. W doktrynie prawa podatkowego przyjmuje się, że koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów tak, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Po drugie, koszt nie może być wymieniony na liście negatywnej kosztów (art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Koszty wymienione na tej liście nie stanowią kosztu uzyskania przychodu, mimo wykazywania związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zatem, przyczyną nieuznania wydatku za koszt podatkowy może być uwzględnienie kosztu na liście negatywnej kosztów (art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). W tym zamkniętym katalogu kosztów zostały ujęte wydatki, które niezależnie od celu, w jakim zostały poniesione, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Wskazać należy, że co do zasady, wydatki związane z użytkowanymi w prowadzonej działalności gospodarczej samochodami osobowymi stanowią koszty uzyskania przychodów. Niemniej jednak przepisy zawierają w tej kwestii ograniczenia.
W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych dotyczą one m.in. kosztów używania samochodów niebędących własnością podatnika.

Ograniczenie wynika expressis verbis z art. 16 ust. 1 pkt 51 ww. ustawy, zgodnie z którym, do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków z tytułu kosztów używania, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z jego treścią, przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 30 i 51, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.