Kilometrówka 2014 gdy (nie) firmowy samochód osobowy

Przeczytaj także: Prywatny samochód osobowy: kilometrówka 2013

To, o czym warto tutaj pamiętać, wypłacona kilometrówka stanowi dla pracownika w podatku dochodowym przychód ze stosunku pracy, jednakże korzystający ze zwolnienia od tego podatku. Będzie tak jednak jedynie wówczas, gdy wartość kilometrówki nie przekroczy powyższych limitów. Jeżeli z jakichś względów pracodawca uzna, że opisane wyżej stawki będą w jego zakładzie pracy wyższe, nadwyżka świadczenia ponad wymienione limity będzie opodatkowana. Oczywiście wypłacone świadczenie z tytułu kilometrówki stanowi u pracodawcy koszty uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej (a co za tym idzie, zmniejsza podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym, a tym samym także wartość samego podatku).

Niefirmowy samochód z ewidencją przebiegu pojazdu
Kilometrówka jest ważna nie tylko z uwagi na odbywanie podróży służbowych przez pracowników ich prywatnymi pojazdami, ale także przy korzystaniu przez przedsiębiorców z samochodów niefirmowych. Otóż w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca wskazał, że kosztami uzyskania przychodów nie są wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach (owymi odrębnymi przepisami jest wspomniane wyżej rozporządzenie w sprawie stawek za kilometr przebiegu danego pojazdu). W ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych odpowiednikiem tej regulacji jest art. 16 ust. 1 pkt 51, jednakże tutaj ograniczenie dotyczy jedynie wykorzystywanych w działalności samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Nie obejmuje ono także (w obydwu ustawach) samochodów użytkowanych na podstawie umowy leasingu.

Jak nietrudno zauważyć, w przypadku przedsiębiorców płacących podatek dochodowy od osób fizycznych, ustawodawca podszedł do wykorzystywania w prowadzonej działalności samochodów osobowych bardziej restrykcyjnie. Ograniczenie dotyczy bowiem nie tylko wykorzystywania w firmie samochodów należących do innych podmiotów, ale także stanowiących własność przedsiębiorcy, jeżeli nie zostały one uznane za środki trwałe przedsiębiorstwa.

W odróżnieniu od wykorzystywania przez pracownika swojego prywatnego pojazdu do odbycia podróży służbowej, tutaj kilometrówka określa nie wartość wydatków zaliczanych do kosztów z tytułu wykorzystywania samochodu, a maksymalny limit wydatków, jakie w ciężar kosztów mogą zostać odniesione. Kosztem zaś będą wydatki faktycznie poniesione na dany samochód.

W celu określenia limitu kilometrówki podatnik jest tutaj obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, w której odnotowywane są wyjazdy służbowe. W ewidencji tej winny znaleźć się co najmniej następujące informacje: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Dodatkowo podatnik musi także sporządzać miesięczne zestawienia poniesionych wydatków na takie pojazdy na podstawie faktur (czy rachunków) je dokumentujących. Tak sporządzone miesięczne zestawienie stanowi bowiem podstawę do zaksięgowania wydatków ponoszonych na dany samochód w koszty firmy (przy czym owa wartość tych wydatków zaliczana w ciężar kosztów nie może przekroczyć limitu określonego kilometrówką). Jego brak powoduje automatycznie, że wydatki na dany niefirmowy pojazd kosztami uzyskania przychodu nie będą.

Przyjmując w uproszczeniu, za dany okres rozliczeniowy podatnik zalicza w ciężar kosztów kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu, czyli kilometrówkę, albo sumę poniesionych wydatków, w zależności od tego, która z tych kwot jest niższa w rachunku narastającym, uwzględniając przy tym wysokość wydatków zaliczonych do kosztów podatkowych w poprzednich miesiącach danego roku podatkowego.